Biblioteca comunale di Empoli - Seminario "Biblioteche, clicca qui"

Biblioteca Comunale "Renato Fucini" - Empoli

Maria Stella Rasetti
Biblioteca comunale "Renato Fucini" di Empoli

REANET: la cooperazione fra l'Elsa e l'Arno.

"Il nostro compito comune
è fare con la Rete un lavoro migliore
di quello che abbiamo fatto nel mondo concreto".

Prendo in prestito le parole di Esther Dyson, per dare avvìo alla presentazione della rete protagonista di questo seminario: esse esprimono con efficacia, infatti, il senso del lavoro di cooperazione che le biblioteche pubbliche di questa zona hanno avviato nel novembre 1994 e che trova oggi, a conclusione della fase sperimentale, una importante occasione di verifica con gli amministratori locali e gli operatori delle biblioteche toscane.
In quell'anno le sette biblioteche della zona empolese e del Medio Valdarno (Empoli, Capraia e Limite, Cerreto Guidi, Fucecchio, Montelupo Fiorentino, Santa Croce sull'Arno e Vinci) hanno cominciato a rinverdire, grazie alle opportunità offerte dalle nuove tecnologie, una tradizione di cooperazione che negli anni settanta ha segnato il punto di massima espansione.

Come eravamo
Nel 1994 Internet era ancora lontana dall'aver conquistato il mondo, e con esso le biblioteche; si cominciavano allora a definire i parametri per scegliere le piattaforme tecnologiche in grado di supportare l'obiettivo della condivisione delle risorse informative tra biblioteche. Le strategie per le reti di biblioteche pubbliche in Toscana erano in gestazione, e non era facile prevedere quale sarebbe poi risultato lo strumento tecnologicamente vincente per tale condivisione. Tra le biblioteche della zona che parteciparono a quella che oggi - col senno di poi - possiamo definire la fase preparatoria di Reanet, c'è stata anche la Biblioteca di San Miniato, che già dopo i primi incontri interlocutori mostrò di non condividere le scelte iniziali della rete, preferendo seguire una strada autonoma.

Le scelte tecnologiche
Le sette biblioteche rimaste, sopra ricordate, che già avevano in comune l'uso di ISIS TECA per la gestione automatizzata delle informazioni bibliografiche, stabilirono allora di cumulare i propri cataloghi su un unico data-base, interrogabile su Internet tramite il software Easyweb messo a punto da Nexus.
Lo strumento giuridico che regolò questa prima fase di intervento fu l'accordo di programma, firmato nel gennaio del 1995, con il quale si definirono le coordinate iniziali per la costruzione della rete cooperativa. Il sostegno economico delle province di Firenze e di Pisa fin da allora ha fortemente segnato le fortune di un progetto che ha richiesto investimenti iniziali in hardware e software di non poco respiro.
Il noleggio di spazio-disco su un server esterno, seguito dalla acquisizione e dalla attivazione di un server di proprietà della Rete in grado di ospitare il data-base, l'acquisizione delle licenze software, la parametrizzazione del catalogo, la realizzazione delle pagine web di contorno al catalogo hanno costituito il primo e più cospicuo investimento economico delle risorse di cui la Rete ha potuto disporre.

Il primo allargamento della Rete
Nel corso del 1996 la Rete ha richiamato l'attenzione delle quattro biblioteche della Valdelsa (Castelfiorentino, Certaldo, Gambassi e Montaione), che progressivamente hanno visto crescere la partecipazione dei propri responsabili da semplici osservatori esterni a membri effettivi del gruppo di lavoro della Rete, prima approntando la condivisione informale delle informazioni bibliografiche, poi aderendo formalmente al progetto di cooperazione tramite atti deliberativi delle singole Giunte.

La convenzione del 1997 e la nascita di Reanet
La nuova e più ampia configurazione della rete, con l'assunzione definitiva della denominazione "REANET", è stata sancita nel dicembre 1997 con la firma di una convenzione, che - superando l'originario accordo di programma - costituisce di fatto il documento costitutivo della Rete quale oggi la conosciamo e la presentiamo pubblicamente.
Essa si caratterizza fin dal suo sorgere come rete aperta, in grado di favorire l'accesso di altre biblioteche e istituti documentari della zona che ne condividano le finalità di funzionamento. E già una la biblioteca di Castelfranco di sotto ha chiesto di aderire a REANET, mentre sono previste ulteriori adesioni nei prossimi mesi.

Gli obiettivi di Reanet
Gli obiettivi perseguiti dal progetto sono riconducibili alla logica della programmazione e gestione integrata dei servizi informativi a livello di area:

facilitare e potenziare l'accesso all'informazione bibliografica, attraverso l'allestimento del catalogo collettivo delle biblioteche partecipanti, consultabile via Internet, e il collegamento via Ultranet con altre basi di dati;
ampliare la disponibilità reale dei documenti, attraverso il prestito interbibliotecario e l'interscambio tramite riproduzione facsimilare;
attivare, mediante il catalogo collettivo e la rete di collegamento, procedure di catalogazione partecipata;
valorizzare le raccolte speciali presenti nelle singole biblioteche, diffondendone la conoscenza e favorendone l'utilizzo;
sperimentare forme di collaborazione e scambio di dati relativamente alle pubblicazioni periodiche e ai documenti conservati presso i diversi archivi storici comunali;
operare in direzione del coordinamento delle politiche delle acquisizioni, ottimizzando l'impiego delle risorse disponibili e valorizzando le vocazioni di specializzazione individuate nelle singole biblioteche.

Il Comitato Tecnico
Lo strumento individuato dalla Rete per il raggiungimento di questi obiettivi è stato il Comitato tecnico, istituito con l'Accordo di programma e successivamente confermato dalla Convenzione, formato da un rappresentante di ogni biblioteca aderente, con il compito di elaborare i programmi annuali di attuazione di tali obiettivi. Il Gruppo tecnico lavora sulla base di un Regolamento che ne stabilisce modalità e caratteristiche di funzionamento; al suo interno il rappresentante della biblioteca di Empoli, capofila del progetto, svolge il ruolo di primus inter pares, avendo ricevuto dagli altri soggetti la delega all'esercizio di tutte le attività amministrative connesse alla vita della rete (dagli atti necessari all'acquisizione di beni alle convocazioni delle riunioni, dall'aggiornamento del catalogo in linea alla gestione economica del patrimonio della Rete).

Le prospettive di lavoro di Reanet
Oggi, presentando pubblicamente Reanet, possiamo dire di avere finalmente chiuso la fase sperimentale della rete, con la messa a punto degli strumenti necessari al suo funzionamento, la condivisione da parte di tutti i soggetti della "cultura tecnologica" indispensabile alla sua gestione efficace, e la messa a punto di un ambizioso piano di lavoro che si propone di far fare alle biblioteche locali un vero e proprio salto di qualità in merito alla loro capacità di fornire risposte alle esigenze di informazione e documentazione da parte del pubblico reale e potenziale.

Prestito interbibliotecario
Questo ambizioso piano di lavoro già dal suo avvio ha avuto battute d'arresto: penso innanzi tutto al recente impegno delle biblioteche di Reanet per la realizzazione di un sistema integrato di prestito interbibliotecario, che prevedeva nelle intenzioni il collegamento bisettimanale delle diverse sedi bibliotecarie per l'interscambio di libri, documenti, materiale informativo di tipo culturale e quant'altro fosse ritenuto utile per il raggiungimento degli obiettivi della Rete. La gara istruita dalla biblioteca di Empoli per l'affidamento a terzi del servizio di collegamento tra le biblioteche è andata deserta, a riprova della difficoltà oggettiva di essere considerati partners interessanti per il mercato. Riteniamo, al di là di questa battuta d'arresto, che il prestito interbibliotecario ed in generale l'interscambio della documentazione costituisca una condizione fondamentale e imprescindibile della cooperazione, che non può limitarsi al semplice accesso all'informazione bibliografica se non vuole perdere gran parte della propria ragione d'essere.

Catalogazione partecipata
Le risorse della Rete per l'anno 1998, oltre che a finanziare una prima sperimentazione di prestito interbibliotecario che speriamo possa trovare all'esterno un interlocutore giusto, saranno dedicate all'acquisizione del software Easycat, con il quale sarà possibile passare dalla logica del catalogo cumulato a quella del catalogo collettivo e della catalogazione partecipata. L'impresa non sarà né breve né semplice: sarà necessaria una intesa di alto profilo tra le diverse biblioteche per condividere i livelli di applicazione degli standard descrittivi, allo scopo di svolgere in modo uniforme i compiti della catalogazione e del controllo di autorità. Sarà inoltre necessario un intervento di bonifica dell'attuale catalogo cumulato per tendere all'uniformità e sanare almeno le più gravi discrepanze nel trattamento delle informazioni bibliografiche che il gestore delle liste d'autorità sarà chiamato ad operare.
Sono evidenti i vantaggi in termini di economia di scala e di qualità del servizio al pubblico su cui le biblioteche potranno contare, quando avranno facoltà di condividere gli oneri del trattamento catalografico, riducendo drasticamente i tempi di "lavorazione" di prodotti - le monografie moderne - ad alto tasso di sovrapposizione, a tutto vantaggio del servizio di orientamento e consulenza per il pubblico.
Per rendere economicamente interessante questa applicazione della cooperazione, è però necessario che tutte le biblioteche si dotino di accessi ISDN alla rete, in modo tale da commisurare all'effettivo volume di traffico i costi di collegamento al catalogo unico, non residente localmente, che di fatto andrà a spodestare e sostituire i singoli cataloghi locali.
Alla Regione Toscana, qui co-organizzatrice di questo seminario, chiediamo oggi di farsi parte attiva con Telecom affinché le biblioteche possano trovare appetibile anche sul fronte economico, oltre che su quello gestionale, la chiusura del catalogo individuale e il ricorso a cataloghi collettivi on-line.
L'esaurimento del progetto A.Bi.To, che ha fatto da antesignano alla nostra e ad altre esperienze di cooperazione in Toscana, lascia pensare che la Regione voglia disegnare nuove cornici di riferimento per il lavoro delle biblioteche pubbliche dal Duemila in poi, e speriamo che una di queste cornici contenga anche nuove condizioni di accesso e ricorso alle nuove tecnologie.

Ultranet e la condivisione delle informazioni su CD-ROM
Le nuove tecnologie offrono alla Rete l'opportunità di condividere via Ultranet l'accesso contemporaneo a risorse informative disponibili su CD-ROM, gestite in forma cooperativa dal centro rete.
Al momento le singole biblioteche hanno fatto ricorso ai CD-ROM in modo scoordinato, accendendo abbonamenti individuali spesso al medesimo pacchetto informativo (si pensi soprattutto ai casi classici di Alice, delle Leggi De Agostini, alla BNI, ai Codici regionali) o a pacchetti informativi diversi. L'ipotesi di lavoro sulla quale abbiamo concentrato le risorse economiche stanziate per l'anno 1998 prevede invece l'acquisizione di un server provvisto di un juke-box, con il quale mettere a disposizione della rete, sotto forma di abbonamento cumulativo, l'accesso a un unico set di CD-ROM.
L'accesso dalle singole agenzie al server centrale avverrà con ricorso alle tecnologie Ultranet, mediante l'acquisizione di password assegnate.
L'ottimizzazione delle risorse a ciò destinate porterà ad un arricchimento delle dotazioni di CD-ROM, o - in alternativa - al dirottamento verso l'acquisizione di nuova documentazione monografica, consentendo in ogni caso una crescita delle capacità informative delle singole agenzie.
Al momento le esperienze di questo tipo, ben sviluppate in ambiente universitario, non risultano ancora diffuse all'interno delle reti di biblioteche pubbliche: l'esperienza empolese, a cui sarà dato avvìo nei prossimi mesi, potrà costituire un test utile per tutte le biblioteche pubbliche toscane interessate ad intraprendere questa strada nell'ambito dei propri programmi di cooperazione.

Ampliamento degli ambiti di cooperazione
Dopo l'esperimento riservato alle monografie, la Rete includerà progressivamente anche la condivisione di altre tipologie di risorse informative: prime fra tutte, le basi-dati relative ai documenti depositati negli archivi storici comunali, poi le informazioni sui periodici correnti, ed infine i fondi speciali.
Sul primo fronte, quello degli archivi storici, motivazioni di ordine strettamente documentario richiedono una più ampia collaborazione fra istituti: la storia delle relazioni territoriali e delle modificazioni delle aree di interesse delle diverse istituzioni ha creato un collegamento ideale tra i documenti depositati nelle diverse località che la presenza sulla Rete non può altro che valorizzare.
Sul fronte dei periodici correnti, si è rilevato in tutte le biblioteche lo scarto esistente tra la disponibilità della documentazione e il suo reale utilizzo, a causa di una scarsa conoscenza da parte del pubblico e degli operatori riguardo al posseduto. La creazione di un catalogo collettivo, che riprende e aggiorna localmente una positiva e non vecchissima esperienza di cooperazione promossa dalla Provincia di Firenze, è il primo passo verso la reale valorizzazione di un patrimonio informativo ricchissimo e scarsamente utilizzato, nonché verso la attivazione di politiche coordinate degli abbonamenti a livello di area. Ultima, ma non meno importante riguardo a questo fronte d'intervento, la condivisione delle scelte in materia di conservazione, scarto, riversamento su CD-ROM di un patrimonio cartaceo di entità cospicua, che richiede un intervento coordinato di tutela e assieme di alleggerimento di tanta parte dei nostri magazzini sempre più pieni.
Sul fronte infine dei fondi speciali, la strada è stata aperta dalla Biblioteca Leonardiana di Vinci, che ha messo a disposizione del pubblico le informazioni bibliografiche riguardo alla Sezione Leonardiana, consultata da tutto il mondo; le altre biblioteche di Reanet nei prossimi mesi inseriranno sulla rete i fondi antichi (le biblioteche di Empoli e di Castelfiorentino, che presentano fondi antichi cospicui, hanno avviato recentemente proprio grazie al contributo della Regione Toscana un piano di recupero catalografico), le sezioni locali e quei fondi minori di particolare interesse che forniranno alla rete un ulteriore valore aggiunto.

Conclusioni
Come dice Donald A. Norman, "la differenza fra avere tutte le informazioni prontamente disponibili e doverle raccogliere fisicamente, viaggiando per il mondo in lungo e in largo, è esattamente quella che passa fra portare a compimento il lavoro e gettare la spugna".
Con Reanet da oggi in poi vogliamo ridurre ai cittadini dell'empolese-valdelsa il rischio di gettare la spugna, da un lato offrendo tramite Internet l'accesso all'informazione locale e remota, dall'altro rendendo fisicamente disponibili in modalità cooperativa i documenti: perché solo essi, non le loro tracce informatiche, possono essere in grado di migliorare la qualità della vita delle donne, degli uomini, dei bambini che vivono e leggono nelle nostre città.
Pur senza lasciarci ingannare dalle "seduzioni del computer", possiamo condividere con Rawlins l'entusiasmo per le prospettive che la rete ha aperto:

... la rete è oggi un magnifico esperimento. Considerando che nessuno l'ha pianificata e nessuno la controlla, essa ci dimostra che, con tutti i nostri difetti, possiamo far funzionare anche sistemi molto complesso. Dato il suo rapido sviluppo commerciale e le profonde trasformazioni cui sta andando incontro, dovremmo adoperarci perché possa continuare a essere un strumento di democrazia e solidarietà. Perché è qualcosa di cui andare orgogliosi. Basta collegarsi".

(segue dimostrazione)

URL: http://www.comune.empoli.fi.it/biblioteca/reanet/cliccaqui/rasetti.htm
Data ultimo aggiornamento: 1999-09-11. Webmaster