Biblioteca Comunale "Renato Fucini" - Empoli

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Anna Maria Tammaro
coordinatrice Servizi Bibliotecari Università degli studi di Firenze

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Io ringrazio Massimo di questa presentazione. Spero di essere all'altezza delle aspettative. E ringrazio gli organizzatori che mi hanno invitato perché sono molto contenta di partecipare a questi incontri sui sistemi bibliotecari territoriali.
Voglio parlare di due punti, che non sono tecnologici. Oggi di tecnologia ne hanno già parlato i relatori che mi hanno preceduto. Sono organizzativi: 1) la necessità di un piano strategico, 2) il lavoro per obiettivi, correlato al coordinamento ed ai gruppi di lavoro. Uso come esempio l'esperienza di riorganizzazione delle biblioteche dell'Università di Firenze, perché sulla base di questi miei ultimi anni di attività, ho messo a frutto dei metodi di lavoro che penso possano essere utili anche fuori dall'Università.
Le biblioteche dell'Università di Firenze sono 21 e circa 89 i fondi librari. Tre milioni di volumi e una collezione ricca, tra l'altro anche di materiale antico. Questo fondo antico dipende dalla sua storia. Ogni anno ci sono circa 35 mila nuovi ingressi e 9200 abbonamenti a periodici. I bibliotecari sono 191 e la spesa è stata nel 1997 di 5,4 miliardi, solo per l'acquisto di libri. E' un patrimonio con dei servizi bibliotecari considerevoli. I posti a sedere sono 2700. e questo è un grosso ostacolo alla riorganizzazione perché per 61 mila studenti 2700 posti non sono davvero sufficienti. E' un sistema complesso. Nel '95 è stata avviata la riorganizzazione, che è consistita in alcuni interventi essenziali:

• definizione della priorità dei servizi al pubblico nell'organizzazione bibliotecaria, con conseguente riequilibrio funzionale delle risorse umane dedicate al front-office;
• organizzazione di biblioteche e fondi in Poli; ciò ha consentito anche alle realtà più piccole di contribuire a comporre quella massa critica che è essenziale per la formulazione di una politica bibliotecaria, cioè un modello strategico di servizio che, complessivamente, si vuole realizzare;
• programmazione del lavoro per obiettivi concreti, quantificabili e verificabili realizzato da Gruppi di lavoro di Ateneo o di Polo, organizzati ciascuno con un coordinatore, bibliotecario e non docente. L'Università di Firenze ha applicato da tempo la divisione stabilita dal D.L.29/93 tra gestione ed indirizzo politico.

Il criterio ispiratore di questa riforma era quello di responsabilizzare e coinvolgere il maggior numero di bibliotecari, a prescindere dal livello, nel miglioramento reale dei servizi al pubblico, garantendo la massima autonomia a chi si assumeva certe responsabilità, però nell'ambito di un piano prefissati e con una valutazione periodica (ogni quattro mesi) dei risultati raggiunti.
La lezione imparata è che non ci può essere autonomia e decentramento senza il coordinamento e soprattutto precise linee da seguire per obiettivi condivisi, cioè senza un piano strategico ed una pianificazione almeno annuale delle attività Inoltre, se ce ne fosse stato bisogno, si è rivelata l'assoluta inadeguatezza del rapporto gerarchico e dell'organizzazione per livelli e competenze rigide alla riforma dei servizi.
Sono convinta che questi principi sono validi anche per gli enti locali e per le biblioteche pubbliche. Nell'ambito di una strategia generale regionale, gruppi di biblioteche devono trovare obiettivi e servizi da condividere, per razionalizzare le risorse e migliorare i servizi all'utenza. Un coordinatore tecnico (non politico) deve facilitare (non dirigere) il lavoro dei gruppi, stimolando le energie migliori di ciascun partecipante al gruppo, realizzando le migliori sinergie.
In un'organizzazione centrata sull'utente, quale è quella auspicabile per tutte le tipologie bibliotecarie, il criterio di appartenenza istituzionale può essere di ostacolo e barriera alla tecnologia ed alla più recente legislazione, che abbattono invece le divisioni burocratiche. Lo studente è utente delle biblioteche universitarie ma anche delle biblioteche pubbliche, e così lo scolaro ed a volte anche il professionista (medico, avvocato, ecc.) in cerca di informazione. L'utente può anche essere remoto, anzi, sicuramente, in prospettiva sarà un utente remoto. Chi ancora non ha questa possibilità di collegamento in rete da casa, e sono moltissimi, ha accesso nelle biblioteche, in ogni caso, un utente deve avere la possibilità, senza l'intermediazione fisica del bibliotecario, di avere l'accesso all'informazione e la disponibilità dei documenti.
Questa visione di servizio, definita dal piano strategico, può essere realizzata con vari progetti: attraverso i cataloghi collettivi, gli opac, i meta-opac, il prestito bibliotecario o il document delivery.
Però sarà necessario discutere sulla condivisione di un piano strategico ottimale. Discutere in cooperazione.
La cooperazione in Italia, secondo me, è un grande insuccesso. Per me è coo-petizione cioè lavorare in competizione, non lavorare in cooperazione. Ad esempio l'Università di Firenze partecipa ad SBN: lamento che nelle riunioni non si riesce ad avere dei momenti di sintesi costruttiva. Soprattutto si ha l'impressione che manchi una visione strategica a medio e lungo periodo. I risultati importanti realizzati non si basano su una organizzazione cooperativa forte, e ne sono prova le carenze di servizi come il prestito interbibliotecario o il controllo dell'authority file, che non si basano sulle sole tecnologie.
Quindi il discorso cooperazione penso che vada veramente ripensato. Mi piace di più, come dicono gli inglesi, parlare di "condivisione di risorse". Cooperazione è un discorso deontologico, che non è legato a nessun tipo di coordinamento effettivo, nessuna divisione di compiti e di attività.
La condivisione di risorse è un discorso economico: poiché siamo in un momento di crisi di risorse; crisi di risorse finanziarie, umane, di spazi, mettersi insieme significa realizzare dei servizi migliori per i nostri utenti. E quindi penso che il discorso di cooperazione debba essere legato a progetti e obbiettivi di servizio, anche interistituzionali, che siano molto, molto concreti.
L'architettura del catalogo, in questa ottica, dipende dagli obiettivi. Per esempio, il meta-opac che abbiamo visto stamani, che per ora è un contenuto vuoto, una conchiglia in cui mettere dei contenuti, a che cosa serve? Serve alla localizzazione, al prestito, al prestito interbibliotecario? Probabilmente bisognerà non perdere tempo a fare una ripulitura (quasi impossibile) della qualità del catalogo ma forse associarlo a una modalità di prestito bibliotecario in linea, se condividiamo l'obiettivo che l'utente può anche lavorare in linea. Lo stesso per il prestito: potrebbe esserci la prenotazione associata al catalogo, così che l'utente possa trovare il libro pronto quando arriva in biblioteca, oppure dei servizi di posta elettronica con cui può chiedere il document delivery; oppure un servizio di informazione interattivo che l'utente può chiedere ai bibliotecari, anche senza doversi recare in biblioteca.
Il meta-opac serve per la pianificazione degli acquisti? Questo sarebbe veramente essenziale, perché, anch'io come Massimo, denuncio che nessuno ha fatto finora alcunché per eliminare questa lacuna. Ormai gli acquisti cooperativi non sono più un mito. Ma tutti comprano le stesse cose, perché la cooperazione non è molto chiara. A questo punto, il fatto che si vedano dei duplicati può servire a fare delle divisioni, delle specializzazioni di aree tematiche o di altro, tra biblioteche, comprese le Università, nel senso che il meta-opac a questo punto non vedo perché non potrebbe comprendere anche i cataloghi delle Università, se è un catalogo regionale. O i cataloghi di altre Fondazioni ed istituzioni che abbiamo in Toscana.
Il meta-opac può essere integrato con banche-dati; questo è molto importante perché per l'utente, il meta opac può consentire che dalla bibliografia si arrivi alla localizzazione del documento, e viceversa. Oppure è un punto informativo perché l'Opac non è solo un catalogo, ormai l'Opac può comprendere una grande varietà di informazioni. Anche in questo caso il collegamento con le Università, che usano correntemente una varietà di banche dati, può essere molto utile alle biblioteche pubbliche.
Quindi, un piano strategico serve a questo: a chiarirsi quale progetto si vuole perseguire, tenendo presente che ogni soluzione ha i suoi vantaggi e svantaggi e che la valutazione deve essere economica.
L'ultimo argomento di cui vorrei parlare, è il giudizio dell'esperienza, molto positiva, soprattutto dal punto di vista umano, di collaborazione che l'Università di Firenze ha fatto in questi ultimi anni con biblioteche comunali, in particolare in collaborazione con la Provincia, con il Comune di Firenze, attualmente, e con alcune biblioteche scolastiche.
L'apertura al territorio è una consapevolezza nuova che è nata, appunto, dal fatto di avere una politica bibliotecaria nell'Università. Cioè l'Università che è sempre stata un baluardo chiuso al mondo, per volontà politica del nostro Rettore si apre alla città e si apre al territorio, e sono nate delle iniziative. In particolare l'iniziativa più avanzata è l'iniziativa con la Provincia di Firenze per la costruzione di un catalogo collegato al nostro catalogo, ma soprattutto per la realizzazione di un servizio di prestito interbibliotecario che adesso sta terminando la sperimentazione e diventa operativo.
E' stata una esperienza che ritengo assolutamente positiva, anche se ha rivelato delle difficoltà che qui vi dico molto sinceramente: la mancanza di un coordinamento tecnico.
La legge regionale identifica il coordinamento in un ruolo istituzionale, cioè in un ente e non in uno o più referenti organizzativi. Io ritengo che il coordinamento deve essere un coordinatore, una persona, che può anche non avere ufficio, o condividere un ufficio, perché può essere anche un incarico part-time. Per eliminare ritardi ed avere efficienza è necessario che ci sia questo coordinatore tecnico (non politico), che riesca a seguire lo status delle attività, attivare come un bravo direttore d'orchestra tutti gli attori che sono previsti dal progetto, tenendo costantemente sotto controllo la situazione.
L'altra esperienza recentemente avviata e che però vorrei che fosse formalizzata, è quella di gruppi di lavoro misti. Noi nell'Università abbiamo dei gruppi di lavoro, perché tutto il nostro lavoro nella riorganizzazione è stato strutturato così per gruppi di lavoro, quindi, non più livelli, non più gerarchie, ma solo competenze che si condividono nel gruppo di lavoro. Nel gruppo di lavoro del prestito interbibliotecario sono stati inseriti anche i bibliotecari degli enti pubblici. E' stata una esperienza per me molto positiva.
Concludendo, vorrei ribadire che per ogni riorganizzazione o progetto di sviluppo è di importanza strategica la formazione. L'investimento in formazione deve essere grossissimo, proprio perché non è più niente uguale a prima. Il lavoro del bibliotecario è stato rovesciato completamente. Stiamo facendo delle cose nuove, di cui fra l'altro troviamo anche poca letteratura, se non andando a vedere quello che hanno fatto all'estero, ma in situazioni molto diverse. Quindi la formazione deve essere continua,. E' un'altra delle attività da condividere in cooperazione perché è economico condividerla e, ampliando gli orizzonti oltre il confine delle istituzioni, apre le menti.
Vi ringrazio dell'attenzione.

[II intervento]

Vorrei aggiungere, per il discorso dell'utenza, l'esperienza di Bologna. Il Comune di Bologna ha attualmente un regolamento unico per le biblioteche che vale per le biblioteche statali, per le biblioteche universitarie e quelle pubbliche. Come anche la città ha un unico data-base che è quello dell'utenza del Comune, che viene riconosciuta attraverso la tessera unica, in qualsiasi biblioteca vada.
La selezione della biblioteca per l'utente è a livello proprio di collezione e di servizi, in un vero Sistema bibliotecario coordinato. Intendo qui Sistema non quell'insieme anarchico di biblioteche unite dal filo delle telecomunicazioni ma un Sistema organizzato, sulla base di un progetto strategico, su collezioni e servizi che si integranoIn questo Sistema bibliotecario coordinato il filtro è fornito dalla visibilità dei cataloghi, a questo punto regionali, di tutte le biblioteche partecipanti.
Circa il nuovo ruolo di bibliotecario come educatore alle abilità informative, il 7 e l'8 settembre a Firenze abbiamo organizzato un Seminario con un docente di biblioteconomia inglese. Abbiamo cercato di raccogliere tutte le esperienze che vengono fatte nelle biblioteche universitarie - mi scuserete della limitazione - in questo servizio di apprendimento di abilità informative. E' gradita la partecipazione dei colleghi delle biblioteche pubbliche.

URL: http://www.comune.empoli.fi.it/biblioteca/reanet/cliccaqui/tammaro.htm
Data ultimo aggiornamento: 1999-09-11. Webmaster