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Capitolato di gara

CAPITOLATO DI GARA PER LA CATALOGAZIONE BIBLIOGRAFICA 
DI MATERIALE DOCUMENTARIO ANTICO E MODERNO ANNI 2000-2002
(approvato con determinazione dirigenziale n. 706 del 1° giugno 2000)

Oggetto della presente gara è la catalogazione bibliografica di materiale documentario moderno e antico appartenente alle biblioteche aderenti alla Rete REA.net, Biblioteche lungo l'Elsa e l'Arno, di cui al progetto previsto nell'Accordo di programma quadro in materia di beni e attività culturali, sottoscritto in data 16-12-1999 tra Ministero per i beni ambientali e culturali, il Ministero del tesoro, del bilancio e della programmazione economica e la Regione Toscana, relativamente ai fondi documentari elencati e descritti nell'allegato "A".

L'intervento di cui al presente capitolato dovrà essere effettuato tramite:

- catalogazione bibliografica diretta o derivata da fonti autorevoli;

- recupero catalografico da scheda cartacea, nei casi in cui siano disponibili cataloghi cartacei affidabili.

Per la descrizione bibliografica è richiesto l'impiego degli standard ISBD specifici per le diverse tipologie di materiale, con le specificazioni contenute nel documento allegato sub "B" al presente capitolato.
Per la forma e la scelta dell'intestazione, è richiesto il rispetto delle Regole Italiane di Catalogazione Autori per la forma e la scelta dell'intestazione.

Non è richiesto alcun trattamento semantico.

La registrazione delle informazioni bibliografiche dovrà avvenire su supporto magnetico, mediante l'impiego del software di information retrieval CDS/ISIS, negli applicativi EDAN per le monografie antiche, A 900 per le lettere, TECA per tutte le altre tipologie di documenti.

Il livello minimo di descrizione bibliografica è fissato nel documento allegato sub "B" al presente capitolato.

L'intervento sarà condotto su lotti articolati cronologicamente come segue:
LOTTO 1: anno 2000, L. 115.000.000: completamento dei lavori 28 febbraio 2001;
LOTTO 2: anno 2001, L. 130.000.000: completamento dei lavori 31 gennaio 2002;
LOTTO 3: anno 2002, L. 100.000.000: completamento dei lavori 31 dicembre 2002,
per un totale complessivo di L. 345.000.000.

Tali somme saranno integrate dalle ulteriori risorse messe a disposizione dagli enti aderenti al progetto, il cui impiego esula dal presente capitolato.

L'intervento di catalogazione avverrà a cura della ditta aggiudicataria presso le sedi delle biblioteche aderenti al progetto, e nei locali che i responsabili delle singole biblioteche indicheranno, a seconda della localizzazione e dello stato di conservazione dei fondi.
La ditta aggiudicataria è tenuta ad impiegare proprio hardware, mentre la fornitura del software e l'accesso gratuito alla rete elettrica è garantito dalle singole biblioteche.
Gli oneri di trasferimento dalla sede della ditta alle sedi delle biblioteche e/o delle sezioni presso le quali i fondi oggetto del presente capitolato sono a carico della ditta stessa.
Tutti i documenti oggetto di trattamento saranno forniti dalle biblioteche provvisti di numero di ingresso e degli appositi contrassegni di proprietà. Quando non rilevabile dai documenti stessi, è compito delle biblioteche dichiarare l'appartenenza dei singoli documenti a specifici fondi, affinché tali informazioni siano correttamente registrate durante l'intervento di catalogazione.
L'ordine di priorità nella selezione dei documenti da sottoporre a trattamento catalografico sarà a cura della singola biblioteca. Salvo espresse indicazioni diverse provenienti dai responsabili delle biblioteche interessate, è considerato prioritario il trattamento per fondi bibliografici.
Non sono richiesti applicazioni di etichette, stampa di schede cartacee, o altri trattamenti che eccedano la descrizione bibliografica, nei termini descritti al precedente art. 2. Non è richiesta la ricollocazione dei volumi al termine dell'intervento di catalogazione, che sarà operata dal personale delle singole biblioteche.
E' data facoltà alla ditta aggiudicataria di organizzare l'intervento dei propri operatori contemporaneamente su più sedi o più fondi, fatto salvo il rispetto delle priorità indicate nel progetto allegato in estratto sub "A". Eventuali variazioni nell'ordine di priorità stabilito in tale allegato potranno essere concordate dalle biblioteche con la ditta aggiudicataria.

E' data facoltà alle ditte di prendere accordi con le singole biblioteche aderenti al progetto, per effettuare una ricognizione dei fondi oggetto dell'intervento, allo scopo di verificare nei dettagli la tipologia delle unità documentarie che li compongono, ed effettuare valutazioni preventive in merito alla possibile derivazione delle relative informazioni bibliografiche da fonti autorevoli.
Sono considerate fonti autorevoli ai fini della derivazione quelle dichiarate tali nel documento "Il recupero retrospettivo dei cataloghi. Linee guida e specifiche per i progetti pilota della Regione Toscana" allegato sub "C". La disponibilità di tali fonti deve avvenire a cura della ditta aggiudicataria, secondo modalità e tempi autonomamente definiti. E' data facoltà alla ditta di verificare la disponibilità di repertori e altre fonti utili ai fini del controllo bibliografico presso le singole sedi. Di norma tali repertori sono da considerarsi inamovibili dalla singola sede presso la quale sono ospitati. Eventuali accordi sul trasferimento temporaneo di tali repertori da una sede ad un'altra dovranno essere presi con i direttori delle singole strutture.
Per la consultazione di risorse informative disponibili sulla Rete, è data facoltà alla ditta di utilizzare gli accessi a Internet disponibili presso le singole biblioteche, secondo tempi e modalità da concordare con i singoli responsabili. I costi di tale connessione saranno da considerarsi a carico della ditta, secondo le tariffe vigenti nelle singole biblioteche.

All'interno della rete Reanet è istituito un gruppo tecnico allo scopo di coordinare lo svolgimento del progetto. Tale gruppo individuerà per ogni biblioteca o gruppo di biblioteche o fondi specifici il referente che prenderà gli accordi operativi con gli operatori della ditta, allo scopo di concordare i tempi e la sequenza di svolgimento dell'intervento. A tale referente spetta anche il compito di vigilare sulla corretta esecuzione dell'intervento.
L'intervento dovrà essere compiuto a regola d'arte, nel pieno e completo rispetto degli standard e delle norme indicate e citate in questo capitolato. Il referente tecnico provvederà a rimettere un parere di regolare esecuzione dell'intervento, a cui sarà subordinata la liquidazione del compenso. Nessun compenso ulteriore rispetto a quello previsto sarà dovuto per le modifiche richieste dal referente; tali modifiche dovranno essere apportate entro 30 giorni dalla loro notifica.
Ad avvio del lotto n. 1, una prima verifica di qualità è operata, ai sensi del comma precedente, al raggiungimento della quota di 500 record bibliografici.
Ai fini del conteggio dei record, si stabilisce che copie identiche della medesima opera presente nella stessa biblioteca o all'interno dello stesso fondo dovranno essere descritte nel medesimo record, con duplicazione dell'idoneo sottocampo. Opere in più volumi dovranno essere descritte a più livelli, mediante l'impiego di registrazioni di tipo madre-figlia. Le registrazioni di questo tipo saranno conteggiate al pari di singoli record completi. Copie identiche della medesima opera presenti in biblioteche diverse o fondi diversi dovranno essere trattate in record distinti.
Per la liquidazione delle spettanze, non saranno liquidate le somme relative a record bibliografici risultati negativi all'esame di qualità condotto dai referenti tecnici.

Ai fini degli aspetti amministrativi, fa da referente unico il Comune di Empoli, nella sua qualità di ente capofila della rete REA.net. Le risorse economiche afferenti al progetto, provenienti da soggetti diversi, sono iscritte nel bilancio triennale del Comune di Empoli, che provvederà alla liquidazione delle spettanze.
In relazione al completamento dell'intervento su singoli fondi, o al raggiungimento di quote numeriche di record bibliografici, la ditta aggiudicataria concorderà con il Comune di Empoli il frazionamento dei singoli lotti annuali. Tale frazionamento non dovrà comunque eccedere le 10 unità nell'anno. Il Comune di Empoli si impegna a provvedere al pagamento delle somme dovute entro 60 giorni naturali dal ricevimento della fattura, in presenza di parere favorevole del referente tecnico. In caso di assenza di parere, o di parere negativo, i 60 giorni si intendono decorrere a partire dalla disponibilità del parere favorevole, a seguito delle modifiche richieste dal referente, come da comma 2 dell'art. 6.

Ai fini dell'aggiudicazione, le ditte dovranno presentare in un curriculum la descrizione dettagliata di tutti gli elementi che concorrono alla formazione della qualità dell'intervento. Tra questi elementi, le ditte dovranno dare informazioni su esperienze analoghe condotte presso biblioteche e centri di documentazione e sulla disponibilità delle fonti ai fini del controllo bibliografico. Al curriculum potranno essere allegati documenti e materiali informativi a discrezione della ditta aggiudicataria.
Tale descrizione concorrerà alla valutazione dell'offerta medesima.

L'offerta dovrà essere presentata secondo le seguenti modalità:

- costo unitario per registrazione condotta secondo lo standard ISBD(M), diretta o derivata da fonti autorevoli;

- costo unitario per registrazione condotta secondo lo standard ISBD(A), diretta o derivata da fonti autorevoli;

- costo unitario per registrazione condotta secondo altri tipi di standard ISBD, relativamente a manifesti, lettere a altri materiali minori;

- costo unitario per registrazione condotta secondo lo standard ISBD(M) ottenuta da schede bibliografiche cartacee.

L'aggiudicazione avrà luogo a mezzo di gara e previa adozione di apposito atto, su conforme parere della Commissione giudicatrice di cui all'art. 10 comma 6 del Regolamento per la Disciplina dei Contratti, così come integrato dall'"Adeguamento nuova normativa per le acquisizioni di forniture e servizi" del Comune di Empoli. L'aggiudicazione sarà effettuata alla ditta che avrà presentato l'offerta ritenuta più vantaggiosa, valutata sulla base dei seguenti criteri, e secondo gli elementi di valutazione qui di seguito menzionati:

PER IL 70%:
- costo unitario per registrazione, secondo il seguente criterio di pesatura:
- 55/100 per l'impiego di standard ISBD(A);
- 35/100 per l'impiego di standard ISBD(M);
- 05/100 per l'impiego di altri tipi di standard ISBD/AACR2 per lettere, manifesti e materiali minori, sul livello minimo stabilito dall'allegato "B"

- 05/100 per il recupero retrospettivo di cataloghi cartacei di monografie moderne.

PER IL 30%:

- curriculum della ditta, contenente anche l'indicazione delle fonti utilizzate per il controllo di autorità e per la derivazione.

La gara sarà valida anche nel caso di presentazione di una sola offerta.

E' data facoltà alle singole biblioteche, per il tramite della rete REANET, di contrattare con la ditta aggiudicataria le condizioni economiche alle quali effettuare, contestualmente al recupero catalografico, ampliamenti rispetto al livello minimo di descrizione bibliografica stabilito nell'allegato "B". Tale facoltà è concessa, ai fini del completamento della catalogazione di specifici fondi, anche nel caso di documenti eccedenti rispetto al numero complessivo delle unità bibliografiche finanziabili con le risorse di cui all'art. 3.
Gli eventuali interventi supplementari saranno finanziati dalle singole biblioteche con fondi aggiuntivi rispetto a quelli fissati dall'articolazione del progetto prevista dall'art. 3, con tempi e modalità da concordare tra la ditta aggiudicataria e le singole biblioteche.
Lo svolgimento degli eventuali interventi supplementari non dovrà comunque avere effetto sul completamento dell'intervento di recupero catalografico rispetto alla tempistica fissata nel medesimo art. 3.

A garanzia del rispetto della tempistica fissata dall'art. 3 del presente capitolato, è fissata in L. 100.000 giornaliere la penale a carico della ditta aggiudicataria per ogni giorno lavorativo di ritardo rispetto alla conclusione delle attività inerenti i singoli lotti. Tale penale non è applicata nel caso in cui il ritardo nella conclusione dei lavori sia ascrivibile alle condizioni organizzative della biblioteca presso la quale l'intervento deve essere realizzato.

La ditta aggiudicataria, nello svolgimento delle attività inerenti il presente capitolato, si impegna a rispettare integralmente, per quanto di sua competenza, tutte le norme in materia di tutela del lavoratore e di lotta alla criminalità mafiosa. Si impegna inoltre a rifondere gli eventuali danni a documenti o strumenti intervenuti per propria causa durante lo svolgimento degli interventi. La quantificazione dei danni nel caso di documenti sarà determinata dalla biblioteca proprietaria del documento danneggiato, sentito l'Ufficio Beni Librari della Regione Toscana, competente in materia di tutela del patrimonio bibliografico.
Per qualunque controversia dovesse sorgere durante l'esecuzione delle attività inerenti il presente capitolato, è responsabile il Foro di Firenze.

ALLEGATI:

"A": elenco dei fondi documentari da sottoporre a intervento di recupero catalografico
"B": livello minimo di descrizione bibliografica richiesta
"C": documento "Il recupero retrospettivo dei cataloghi. Linee guida per i progetti pilota della Regione Toscana".

URL: http://www.comune.empoli.fi.it/biblioteca/reanet/statoregioni/capitolato.htm
Data ultimo aggiornamento: 2000-06-28. Webmaster