Biblioteca Comunale "Renato Fucini" - Empoli

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CAPITOLATO SPECIALE D'APPALTO

CAPITOLATO D'ONERI PER LA GESTIONE DEI SERVIZI INFORMATIVI
PRESSO GLI SPAZI ADIBITI NELL'EX CONVENTO
DI SANTO STEFANO DEGLI AGOSTINIANI

Art. 1
I Servizi informativi per la città
Sono istituiti i Servizi informativi per la città presso il primo piano dell'ex convento di Santo Stefano degli Agostiniani, funzionalmente dipendenti dalla Biblioteca comunale "Renato Fucini", nella qualità di centro informativo e documentario della comunità locale.

Art. 2
Articolazione degli spazi
I Servizi informativi per la città sono così articolati:

5 sale dedicate ai bambini e ai ragazzi;
2 sale dedicate alla ricerca assistita dall'elaboratore;
1 locale adibito a saletta incontri (ex cappella del convento);
1 locale adibito a sala lettura (corridoio di destra);
1 locale adibito a lettura libera (corridoio di sinistra).
Nel corso del tempo tali servizi saranno integrati dall'apertura al pubblico di nuove sezioni documentarie, che non costituiscono oggetto del presente capitolato d'oneri.

Art. 3
Gestione dei servizi
Per la gestione di tali servizi informativi si rende necessaria la disponibilità di operatori in grado di consentire il normale accesso al pubblico e l'utilizzo dei servizi attivati, attraverso le opportune operazioni di controllo, servizio al pubblico e organizzazione descritte di seguito, in armonia con le direttive fornite dalla Direzione della biblioteca.

Art. 4
Operazioni di controllo
Si intendono le operazioni di verifica a vista e/o attraverso il ricorso a strumenti elettronici sul corretto andamento delle attività in atto, allo scopo di:

• prevenire atti di vandalismo sulle suppellettili, gli strumenti e la documentazione, furti, sottrazioni o comunque un uso improprio dei beni mobili ed immobili pertinenti il servizio;
• segnalare prontamente alla Direzione i soggetti riconosciuti come responsabili di tali atti, ai fini dell'attivazione delle procedure di risarcimento del danno, o - in caso di mancata individuazione del responsabile - dei beni che hanno subito danneggiamento.

Tali operazioni si intendono realizzate nel corso del normale svolgimento delle operazioni di gestione del servizio, senza l'impiego di personale specificamente riservato alla sorveglianza.
Qualora la Direzione ne rilevi la necessità, le operazioni di controllo richieste alla ditta potranno essere integrate dall'azione di personale supplementare adibito al controllo e alla sorveglianza.

Art. 5
Operazioni di gestione del servizio
Si intendono operazioni di gestione del servizio quelle che riguardano:

• la movimentazione dei documenti dell'area, su richiesta dei frequentatori dell'intero complesso biblioteca-Agostiniani;
• il recupero di documenti non presenti nell'area, su richiesta dei frequentatori dell'area, in accordo e coordinamento con gli operatori della biblioteca;
• la gestione del prestito della Sezione Ragazzi, comprese le attività di controllo e sollecito;
• l'orientamento e la consulenza sull'uso della documentazione e degli strumenti;
• la fornitura di informazioni su richiesta degli utenti, anche in materia di localizzazione di spazi e zone dell'edificio;
• la corrispondenza telefonica e via posta elettronica con gli operatori della biblioteca e di altri uffici comunali competenti nonché dell'esterno attraverso gli strumenti presenti all'interno dei Servizi e nei limiti delle competenze previste dal presente capitolato;
• la riproduzione di documenti su diversi supporti;
• la gestione dei servizi a pagamento: compilazione documenti di registrazione sull'uso degli strumenti, rilascio ricevute di pagamento, tenuta cassa giornaliera;
• il coordinamento con il personale attivo nell'ala biblioteca in merito a movimentazione di documenti, segnalazione di guasti e malfunzionamenti, esigenze di approvvigionamento di materiale di consumo, stato delle pulizie, rilievi sullo stato di conservazione del materiale bibliografico, proposte di scarto, di restauro parziale e totale, riversamento della cassa contanti, trasmissione periodica dei dati statistici e informativi.

In particolare è compito della ditta mantenere attivi e funzionanti gli strumenti di pertinenza del servizio e ordinata la documentazione bibliografica, secondo le indicazioni di collocazione fornite dalla biblioteca.

Sono a carico della ditta:

• interventi di piccolo restauro sul patrimonio bibliografico del servizio, volti a ridurre strappi, distacchi di pagine e coperte, perdita del cartellino di segnatura, etc., con materiali di consumo interamente messi a disposizione dalla biblioteca;
• controlli costanti sullo stato di conservazione del materiale documentario, con proposta riguardo ai documenti da sottoporre a scarto e/o restauro esterno.

Art. 6
Operazioni escluse dal presente appalto
Sono escluse dal presente appalto le operazioni di gestione del servizio che attengono:

• alla titolarità della scelta e dell'acquisizione della documentazione, fatto salvo l'obbligo di trasmettere prontamente le richieste di acquisto e data facoltà alla ditta di presentare proposte di acquisto, alla luce delle esigenze emergenti;
• alla titolarità degli interventi di trattamento catalografico e bibliografico;
• alla titolarità delle iniziative promozionali da svolgere all'interno dei locali interessati dal servizio, comprese le visite guidate di scolaresche, fatti salvi accordi separatamente determinati e finanziati;
• alla titolarità degli atti amministrativi inerenti all'attivazione di procedure relative al funzionamento e alla gestione del servizio, compresa la gestione amministrativa delle entrate derivanti dalla vendita di servizi a pagamento (ad esclusione di emissione e rilascio ricevute e riversamento periodico della cassa contanti).

Art. 7
Durata e articolazione del servizio
Il servizio è inteso aperto al pubblico tutti i giorni, dal lunedì al venerdì, con l'orario 9.00-18.30 (senza interruzione).
Sospensioni e riduzioni del servizio per festività o altri eventi rifletteranno il calendario di apertura al pubblico della biblioteca.
La ditta è tenuta ad prendere servizio alle ore 8.45, allo scopo di provvedere all'apertura e all'attivazione degli strumenti destinati all'uso pubblico, e a concludere il servizio alle ore 18.45, allo scopo di provvedere alla chiusura, alla disattivazione degli strumenti, ai controlli e alle rilevazioni statistiche sull'andamento della giornata.
Specifici accordi saranno definiti con l'Ufficio amministrativo della Biblioteca in merito alla tempistica per il versamento della cassa contanti e per la fornitura delle informazioni statistiche.
Nell'intervallo delle 10 ore giornaliere di presenza in servizio, l'entità del servizio fornito dalla ditta è fissata per il primo trimestre di sperimentazione in 16 ore giornaliere, di cui:

• n. 10 ore dalle 8.45 alle 18.45;
• n. 3 ore dalle 9.30 alle 12.30;
• n. 3 ore dalle 15.30 alle 18.30.

Per il periodo 1 dicembre 2000-1 dicembre 2001 i giorni minimi di servizio sono fissati in 230. In relazione ai programmi dell'amministrazione, eventuali giorni supplementari di servizio saranno programmati di comune accordo con la ditta aggiudicataria e finanziati alle condizioni economiche fissate dalle risultanze di gara.

Art. 8
Organizzazione del lavoro
Per lo svolgimento del servizio di cui al presente capitolato la ditta aggiudicataria si impegna a destinare un gruppo di lavoro formato da un minimo di 4 (quattro) ad un massimo di 6 (sei) persone, nell'ambito del quale provvede a definire a propria cura turnazioni e articolazioni di lavoro.
Tale gruppo di lavoro dovrà essere costituito dalla ditta in modo tale da garantire un livello omogeneo di prestazione di servizio.
In un quadro di opportuna collaborazione tra la ditta aggiudicataria e la biblioteca, entrambi i soggetti sono chiamati a fornire in regime di reciprocità la più ampia informazione in merito alle presenze e alle articolazioni di servizio, anche attraverso lo scambio di memorie e prospetti scritti.
E' data facoltà alla ditta di modificare la programmazione del proprio intervento in qualunque momento, anche senza comunicazione preventiva alla direzione della biblioteca, per garantire la continuità del servizio, fatto salvo il ricorso a soggetti appartenenti al gruppo di lavoro di cui sopra.
A fronte dell'eventuale esigenza di modificare la composizione del gruppo di lavoro, la ditta dovrà comunque garantire il mantenimento del livello di prestazione di servizio previsto dal presente capitolato d'oneri e fino al momento mantenuto.
In tale fattispecie, la ditta è tenuta a presentare istanza scritta al Comune di Empoli, nella quale segnala la proposta di variazione nella composizione del gruppo di lavoro e provvede alla presentazione del curriculum formativo e professionale del nuovo soggetto.
Il Comune di Empoli esaminerà l'istanza pervenuta, valutando il rispetto del livello di prestazione di servizio; in caso positivo, provvederà ad autorizzare in via amministrativa la modifica del gruppo di lavoro; in caso negativo, l'istanza sarà respinta.
Per garantire continuità al servizio, le modifiche nella composizione del gruppo di lavoro non potranno interessare più del 50% dei componenti del gruppo stesso.

Art. 9
Formazione degli operatori
Nell'intervallo tra la data di affidamento del servizio e il 30 novembre 2000 sarà concordata tra la ditta aggiudicataria e la direzione della biblioteca l'organizzazione di uno stage formativo della durata di complessive 8 ore, da articolare in un calendario definito congiuntamente. Tale stage è finalizzato:

• alla conoscenza dei regolamenti, delle procedure e delle prassi organizzative della biblioteca di Empoli;
• alla illustrazione della logistica complessiva e della modulistica,

allo scopo di garantire la necessaria e opportuna omogeneità nelle azioni tra i diversi operatori della ditta e tra la ditta e gli operatori in servizio presso la biblioteca.
Tale attività formativa avrà un carattere non oneroso per entrambe le parti. E' data facoltà alla ditta di far intervenire a tale attività, oltre ai soggetti da essa indicati quali facenti parte del gruppo di lavoro di cui all'art. 8, anche i dirigenti e altri collaboratori, allo scopo di condividere al massimo gli obiettivi, le finalità e le modalità operative del servizio.
L'Amministrazione comunale rilascerà al riguardo regolare attestato di partecipazione a tutti gli intervenuti.
E' data facoltà alle parti di concordare anche nel corso del servizio ulteriori momenti di formazione, alle medesime condizioni operative previste per la formazione iniziale.
L'intervento di formazione di cui al presente articolo è da considerarsi esteso agli operatori che nel corso dell'anno saranno integrati all'interno del gruppo di lavoro, alle condizioni e limitazioni fissate dall'art. 8.

Art. 10
Fase precedente l'apertura al pubblico
Dal 1° dicembre 2000 gli operatori si renderanno disponibili nel limite delle 16 ore giornaliere a partecipare alle operazioni di sistemazione della documentazione, verifica e controllo sul funzionamento degli strumenti e alle attività di contorno all'allestimento che si renderanno necessarie per l'avvio della fruizione pubblica degli spazi.
Nei giorni precedenti l'effettivo avvio dei servizi e concomitanti con iniziative pubbliche, sarà concordato con gli operatori un orario speciale che, nel rispetto delle quantità complessive, sarà considerato maggiormente funzionale al raggiungimento degli obiettivi.

Art. 11
Fase sperimentale
Dall'attivazione effettiva dei servizi, successiva alle cerimonie e attività di inaugurazione, partirà una fase sperimentale della durata di 3 mesi, al termine della quale la ditta avrà modo di presentare le risultanze dell'intervento finora condotto, formalizzando richieste di modificazioni organizzative e gestionali.
Durante la fase sperimentale potranno essere attuate, anche a seguito dell'effettivo impatto dei nuovi servizi sulla città, modalità transitorie di interscambio tra gli operatori della ditta e quelli della biblioteca, con particolare riferimento a casi di eccedenza di pubblico.
A seguito della conseguente verifica da parte della direzione, l'Amministrazione si riserva di variare l'articolazione del servizio, attraverso un ampliamento dell'impiego fino al massimo di 20 ore giornaliere, o attraverso una diversa integrazione degli interventi con gli operatori della biblioteca.
In tutti i casi il costo orario offerto dalla ditta sarà da considerarsi inalterato rispetto all'offerta iniziale.

Art. 12
Assistenza ai portatori di handicap
Gli operatori della ditta aggiudicataria sono chiamati a fornire la massima assistenza ai portatori di handicap, integrando la segnaletica e la documentazione informativa a stampa con informazioni dettagliate in merito alla localizzazione dei bagni e dei servizi accessibili. Dovranno inoltre mettere a disposizione l'ultimo tavolo dell'area destinata allo studio individuale ai bambini e ragazzi portatori di handicap che non avranno accesso alla sezione ragazzi, disponendo su tale tavolo tutta la documentazione richiesta ed incaricandosi delle operazioni di ricerca, reperimento, riproduzione dei materiali da costoro richiesti.

Art. 13
Assistenza ai fruitori degli strumenti
Compatibilmente con le esigenze di controllo e gestione ordinaria dei servizi, gli operatori della ditta sono chiamati ad offrire informazioni di base sull'uso degli strumenti informatici e telematici.
Eventuali attività didattiche sull'uso delle risorse elettroniche saranno finanziate in via separata.

Art. 14
Comportamenti difformi
Le attività di gestione ordinaria del servizio sono rese dalla ditta in spirito di collaborazione con gli operatori della biblioteca, nel rispetto dello stile di relazione che la biblioteca intende mantenere con i propri utenti e dello standard qualitativo da essa erogato. Sono considerati inammissibili negli operatori comportamenti contrari ai principi espressi dal Manifesto Unesco per le biblioteche pubbliche, o comunque tali da allontanare il pubblico dall'esercizio dei propri diritti all'informazione e alla cultura. E' oggetto di censura da parte dell'Amministrazione nei confronti della ditta ogni comportamento improntato a trascuratezza e negligenza, o comunque difforme da quanto stabilito dal presente capitolato d'oneri, compreso l'uso personale di strumenti e materiali. Sarà considerato alla stregua di disservizio l'allontamento a fini personali degli operatori durante l'orario di apertura al pubblico dei locali.
A tale scopo, saranno fissati dalla direzione specifici controlli.
Disservizi e comportamenti non conformi saranno prontamente contestati alla ditta, che sarà chiamata al rispetto delle condizioni fissate dal contratto.
E' data facoltà all'Amministrazione Comunale di rescindere il contratto in caso di gravi o ripetute inosservanze.

Art. 15
Attività supplementari
Anche a seguito delle abilità, potenzialità e competenze dimostrate dagli operatori della ditta nel corso della durata dell'appalto, è data facoltà all'Amministrazione di affidare alla ditta stessa lo svolgimento di attività supplementari, inerenti in modo particolare:

• la promozione della lettura presso i bambini e i ragazzi (didattica della biblioteca);
• l'istruzione all'uso delle risorse della Rete per gli utenti;
• la gestione delle iniziative culturali in svolgimento presso la Sala Maggiore e l'ex cenacolo e cucina dell'ex convento degli Agostiniani.

Le modalità operative e gestionali di tali interventi saranno oggetto di accordi e finanziamenti separati.

Art. 16
Importo orario del servizio
Al finanziamento del servizio di cui al presente capitolato l'Amministrazione Comunale intende destinare, per ogni ora resa di servizio, la somma massima di L. 24.000 (pari a € 12,46) + IVA, quale limite massimo considerato congruo alla luce del confronto con i compensi stabiliti per le mansioni equivalenti nel contratto collettivo di lavoro del Pubblico Impiego.

Art. 17
Finanziamento
Per lo svolgimento di tale servizio dal 1° dicembre 2000 al 1° dicembre 2001, l'Amministrazione ha destinato l'impiego della somma massima di L. 106.000.000, a copertura delle spese nascenti dall'espletamento del servizio per 16 ore giornaliere su 230 giorni di apertura.

Art. 18
Curriculum
Ai fini della valutazione delle offerte, le ditte sono chiamate a presentare un curriculum dettagliato dell'impresa e degli operatori che tale impresa intende destinare allo svolgimento dei servizi di cui al presente capitolato d'oneri.
Tale curriculum sarà oggetto di una valutazione comparativa, finalizzata a misurare in via preventiva la qualità della prestazione che sarà fornita, attraverso il confronto operato sugli elementi informativi forniti dalle singole ditte, come: esperienze nella organizzazione e gestione di sportelli informativi, servizi di assistenza informativa al pubblico, uso ed impiego dei pacchetti software Microsoft Office e CDS/ISIS, reference nelle biblioteche ed altri istituti e centri di documentazione; formazione professionale certificata nelle materie di cui sopra; conoscenza di lingue straniere; titoli di studio e professionali dei prestatori di servizi e dei dirigenti dell'impresa;
Il curriculum può essere corredato da tutta la documentazione che la ditta concorrente ritenga utile a suffragare le informazioni fornite.

Art. 19
Modalità di presentazione dell'offerta
L'offerta dovrà essere presentata nella seguente forma:
prezzo orario del servizio, al netto di IVA.

Art. 20
Aggiudicazione
L'aggiudicazione avrà luogo a mezzo di asta pubblica e previa adozione di apposito atto, su conforme parere della Commissione giudicatrice di cui all'art. 10 comma 6 del Regolamento per la Disciplina dei Contratti, così come integrato dall'"Adeguamento nuova normativa per le acquisizioni di forniture e servizi" del Comune di Empoli. L'aggiudicazione sarà effettuata alla ditta che avrà presentato l'offerta ritenuta più vantaggiosa, valutata sulla base dei seguenti criteri, e secondo gli elementi di valutazione qui di seguito menzionati:

PER IL 50%: prezzo orario del servizio (di cui al precedente art. 18)

PER IL 50%: curriculum degli operatori e della ditta (di cui al precedente art. 17)

La gara sarà valida anche nel caso di presentazione di una sola offerta.

Art. 21
Offerte anormalmente basse

Qualora talune offerte presentino un carattere anormalmente basso, rispetto alla prestazione, l'Amministrazione Comunale attiverà le procedure previste dall'art. 25 del D. Lgs. 17 marzo 1995, n. 157.

Art. 22
Norme regolatrici
La ditta aggiudicataria, nello svolgimento delle attività inerenti il presente capitolato, si impegna a rispettare integralmente, per quanto di sua competenza, tutte le norme in materia di tutela del lavoratore e di lotta alla criminalità mafiosa. Per qualunque controversia dovesse sorgere durante l'esecuzione delle attività inerenti il presente capitolato, è responsabile il Foro di Firenze.

URL: http://www.comune.empoli.fi.it/biblioteca/sercit/servizi_capitolato.htm
Data ultimo aggiornamento: 2000-10-06. Webmaster