Informativa privacy - Iscrizione nidi d'infanzia comunali

AI SENSI DEGLI ART. 13 -14  DEL GDPR  (GENERAL DATA PROTECTION REGULATION) 2016//679 E DELLA NORMATIVA NAZIONALE

Settore: Servizi alla persona - Servizio: Educativo all'Infanzia

Procedimento/attività: Iscrizione nidi d'infanzia comunali

Secondo la normativa indicata, il trattamento relativo al presente servizio sarà improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti. 

Ai sensi dell'articolo 13 del GDPR 2016/679, pertanto, il Comune di Empoli, in qualità di Titolare del trattamento fornisce le seguenti informazioni. 

I dati personali che in occasione dell'attivazione del presente servizio saranno raccolti e trattati riguardano:

• dati identificativi: cognome e nome, residenza, domicilio, nascita, nazionalità, identificativo online(username, password, customer ID, altro);
• situazione familiare;
• situazione lavorativa;
• livello di istruzione;
• situazione economica/finanziaria;
• situazione patrimoniale;
• situazione fiscale;
• immagini, audio e/o video dei bambini coinvolti nelle riprese e nelle fotografie per fini strettamente connessi all’attività educativa svolta.

In particolare sono previsti trattamenti di categorie particolari di dati personali:

• dati inerenti lo stato di salute.

I dati raccolti saranno trattati in quanto:

• il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.

Durante le attività educative e didattiche possono avere luogo riprese e registrazioni fotografiche, audio e video, condotte da personale del servizio educativo, debitamente Incaricato e istruito dal Titolare. 

Nella documentazione delle attività didattiche dell’Istituto spesso è utile effettuare riprese fotografiche e/o audiovisive al fine di contestualizzare e valorizzare il lavoro degli allievi, nonché rappresentare nel tempo un ricordo prezioso. 

I dati personali dell’allievo relativi ad immagini, audio e/o video, saranno trattati per: la comunicazione ai genitori dei bambini che frequentano la stessa struttura; per la realizzazione di materiale descrittivo narrativo della storia del bambino (diario), al fine della documentazione, socializzazione e riflessione sull’esperienza educativa; l’esposizione/proiezione all’interno della struttura del materiale foto e video a fini di documentazione e socializzazione del progetto pedagogico e educativo; iniziative di formazione, seminari, convegni o altre iniziative pubbliche (Festival Leggenda...) alle quali il servizio educativo aderisce e partecipa; la realizzazione di opuscoli o brochure informative, pubblicazioni a stampa (articoli su riviste, libri o simili).

Non è consentito l’uso delle immagini, degli audio e dei video in contesti che pregiudichino la dignità personale ed il decoro del minore e comunque per uso e/o fini diversi da quelli indicati. I dati personali non vengono in nessun modo diffusi a terzi.

Le basi giuridiche di queste operazioni di trattamento sono:

• con riferimento all’attività di raccolta delle predette immagini, audio e/o video, il consenso ex art. 6, co. 1, lett. a, GDPR 2016/679;
• con riferimento al trattamento di eventuali dati personali particolari desunti o derivanti dalle immagini, audio e/o video, il consenso ex art. 9, co. 2, lett. a, GDPR 2016/679.

I dati personali forniti saranno oggetto di:

• raccolta;
• registrazione;
• organizzazione;
• strutturazione;
• conservazione;
• adattamento o modifica;
• estrazione;
• consultazione;
• uso;
• comunicazione mediante trasmissione;
• raffronto od interconnessione;
• limitazione;
• cancellazione o distruzione;
• pseudonimizzazione;
• ogni altra operazione applicata a dati personali.

In caso di comunicazione i dati saranno trasmessi a:

• Enti Pubblici
• Privati (cointeressati, controinteressati)
• Organi di vigilanza e controllo
• Autorità giudiziaria

I dati relativi a immagini, audio e/o video potranno essere comunicati ai genitori dei bambini del servizio educativo frequentato dal bambino e alle società che si occupano della realizzazione di opuscoli o brochure informative, pubblicazioni a stampa (articoli su riviste, libri o simili), debitamente nominate Responsabili esterni del trattamento. 

Il trattamento NON comporta l'attivazione di un processo decisionale automatizzato.

Si informa che, tenuto conto delle finalità del trattamento come sopra illustrate, il conferimento dei dati è obbligatorio ed il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l'impossibilità di svolgere l’attività. 

Il conferimento del consenso all’uso delle immagini, audio e/o video è invece facoltativo. Il mancato consenso non permetterà l’utilizzo delle immagini e/o delle riprese audiovisive del soggetto interessato per le finalità sopra indicate. 

In ogni caso per ulteriori informazioni e delucidazioni o per segnalare la volontà di non aderire a determinate iniziative o servizi o di  revocare il consenso precedentemente espresso, è sempre possibile rivolgersi al Titolare del Trattamento. 

Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti. 

Il trattamento è svolto dal Titolare e dagli gli Incaricati del trattamento o Responsabili del trattamento, nominati dal Titolare del trattamento e debitamente istruiti dallo stesso, nell’ambito delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite dal Titolare, assicurando l’impiego di misure idonee per la sicurezza dei dati trattati e garantendone la riservatezza. 

Potranno essere utilizzati per la ripresa delle immagini audio e video soltanto strumenti di proprietà del servizio educativo, acquistati e utilizzati esclusivamente al fine dello svolgimento di tale attività. Gli stessi saranno custoditi in appositi armadietti chiusi a chiave e i file in essi contenuti saranno eliminati entro il tempo strettamente necessario per effettuare il download del contenuto su di un adeguato dispositivo di archiviazione interno della struttura. 

Le registrazioni vocali, i filmati e le immagini saranno adeguatamente conservate presso i locali della struttura educativa e in esse i  bambini saranno ritratti solo nei momenti legati alla vita del servizio. 

Il trattamento dei dati contenuti nei filmati e nelle foto verrà autorizzato solo con l’unanimità dei consensi raccolti, ove nel video o  nell’immagine siano presenti più allievi. 

In particolare sono state adottate le seguenti misure di sicurezza:

• misure specifiche poste in essere per fronteggiare rischi di distruzione, perdita, modifica, accesso, divulgazione non autorizzata, la cui efficacia va valutata regolarmente;
• sistemi di autenticazione;
• sistemi di autorizzazione;
• sistemi di protezione (antivirus; firewall; antintrusione; altro) adottati per il trattamento;
• sicurezza anche logistica.

I dati saranno trattati per tutto il tempo necessario all'erogazione della prestazione o del servizio e, successivamente alla conclusione del procedimento o del servizio erogato, i dati saranno conservati in conformità alle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa. 

I supporti contenenti le immagini (immagini, audio e/o video) saranno conservati presso il servizio educativo per la durata della frequenza del servizio educativo da parte del bambino. 

In qualsiasi momento dell’anno educativo sarà possibile richiedere la rimozione dal sito web di dati e fotografie riguardanti il minore, inviando una mail all’indirizzo del Titolare.  Lei potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti: 

• di richiedere maggiori informazioni in relazione ai contenuti della presente informativa;
• di accesso ai dati personali;
• di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano(nei casi previsti dalla normativa);
• di opporsi al trattamento (nei casi previsti dalla normativa);
• alla portabilità dei dati (nei casi previsti dalla normativa);
• di proporre reclamo all'autorità di controllo (Garante Privacy) tramite il Responsabile della ProtezioneDati del Comune di Empoli;
• di dare mandato a un organismo, un'organizzazione o un'associazione senza scopo di lucro per l'eserciziodei suoi diritti;
• di richiedere il risarcimento dei danni conseguenti alla violazione della normativa (art. 82).

Qualora il titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento verranno fornite informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente. 

IL TITOLARE

Comune di Empoli - via Giuseppe del Papa, 41 – C.F. 01329160483

Sito web: https://www.comune.empoli.fi.it