L'autenticazione di firma (o sottoscrizione) consiste nell'attestazione da parte di un funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa identificazione.
Il funzionario incaricato dal Sindaco è competente ad eseguire autentiche di sottoscrizioni unicamente di dichiarazioni concernenti stati, qualità personali o fatti che siano a diretta conoscenza dell'interessato, non è possibile autenticare dichiarazioni che riguardano volontà, intenzioni o fatti che si svolgeranno in futuro come i propositi di pagamento, i rapporti di natura negoziale e di diritto privato (es. compromessi, vendite, disposizioni sull’eredità, ecc), atti che devono essere autenticati dai notai.
Le dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà e le istanze da produrre a pubbliche amministrazioni o a gestori di pubblico servizio non prevedono l'autenticazione della firma.
La firma si autentica per le domande presentate alla pubblica amministrazione che riguardano la riscossione di benefici economici (pensioni, contributi, ritiro da parte degli eredi di pensioni, ecc.) da parte di terze persone e per le istanze e le dichiarazioni rivolte ai privati che non accettano l’autocertificazione.
L’autenticazione della firma da parte del funzionario incaricato dal Sindaco è possibile per:
- istanze rivolte a soggetti diversi dagli organi della Pubblica Amministrazione e gestori di pubblici servizi (esempio banche, assicurazioni);
- domande di riscossione di benefici economici (ad esempio pensioni, contributi) da parte di terze persone. Vi sono tuttavia delle eccezioni al DPR n. 445/2000 che seppure non trattandosi di “istanze o dichiarazioni sostitutive dell’atto di notorietà” rientrano comunque nelle competenze degli sportelli anagrafici:
- autenticazione degli atti previsti dall’art. 14 della Legge 21.03.1990 n. 53 e successive modificazioni ed integrazione (Misure urgenti atte a garantire maggiore efficienza al procedimento elettorale);
- autenticazione della sottoscrizione del consenso scritto da parte degli aspiranti all’adozione, all’incontro fra questi e il minore da adottare (art. 31 comma 3 lett. E) L. 4.5.1983 n. 184);
- autenticazione della sottoscrizione di atti per il quale il codice di procedura penale prevede tale formalità (Art. 39 D. Lgs 28.7.1989 n. 271) (Procura per nomina avvocato difensore);
- autentica della firma del votante sulla busta contenente la scheda di votazione per l’elezione degli organi di ordine professionali (DPR 8 luglio 2005 , n. 169);
- autentica della firma degli atti e delle dichiarazioni degli atti relativi al passaggio di proprietà di beni mobili registrati (auto, moto, ciclomotori ecc.). In particolare si provvede ad autenticare, sul certificato di proprietà, la firma del venditore che dichiara di vendere il bene mobile all’acquirente indicato nello stesso documento. Tale certificato deve poi essere registrato, da parte dell’acquirente, al PRA (Pubblico Registro Automobilistico) per l’aggiornamento del trasferimento di proprietà;
- autentica delle sottoscrizioni di quietanze liberatorie (art. 8,comma 3 bis L. 386/90, legge 106 del 12 luglio 2011).
L’autenticazione della firma non è più richiesta per presentare domande alla Pubblica Amministrazione e ai gestori di pubblici servizi, in quanto sono sottoscritte in presenza del dipendente addetto a riceverle oppure sono sottoscritte e presentate unitamente a copia fotostatica non autenticata di un documento di identità del sottoscrittore.
Non è soggetta ad autenticazione la sottoscrizione di domande per la partecipazione a selezioni per l'assunzione, in tutte le Pubbliche Amministrazioni, nonché a esami per il conseguimento di abilitazioni, diplomi o titoli culturali.
L'autocertificazione è estesa anche ai privati (ad esempio banche e assicurazioni) che decidano di accettarla. Per i privati, a differenza delle amministrazioni pubbliche, accettare l'autocertificazione non è un obbligo, ma una facoltà. I Tribunali non sono tenuti ad accettare l'autocertificazione. In questi casi si procede con l’autenticazione della firma.
L'autentica di firma può avvenire solo su documenti redatti in lingua italiana.
