Corrispondenza indirizzata al Comune, acquisita in modalità cartacea e/o telematica, per l’assegnazione agli uffici competenti - ricezione e registrazione

Informazioni

Dove rivolgersi:

Servizio Archivio e Protocollo
via G. del Papa n. 41 - Primo piano - Empoli
Fax 0571 757910
e-mail: protocollo@comune.empoli.fi.it
Posta certificata: comune.empoli@postacert.toscana.it

lunedì, mercoledì, venerdì 8.30-13.30
martedì e giovedì 8.30-13.30 / 15.00-18.00

Addetti
Valeria Salomi - Istruttore Amministrativo/Contabile - tel. 0571 757926
Giannini Paola - Operatore addetto all'informazione - tel. 0571 757737

Descrizione:

Il Servizio Protocollo si pone l’obiettivo primario di garantire la registrazione della documentazione amministrativa trasmessa all’amministrazione comunale dal cittadino utente o da Enti esterni e la gestione dei flussi documentali all’interno della sede comunale, garantendo, così, la trasparenza dell’attività amministrativa. Il Servizio inserito all’interno del Settore Affari Generali e Istituzionali, svolge la seguente attività:

1) registrazione dei documenti amministrativi in entrata attraverso l’attribuzione di un numero progressivo di protocollo generale che permette l’identificazione degli stessi e la certificazione attestante la ricezione del documento anche ai fini procedimentali e probatori ai sensi della L.241/1990;

2) smistamento e distribuzione della documentazione pervenuta agli uffici competenti.

Il protocollo viene gestito con un sistema informatizzato ai sensi della vigente normativa e la documentazione viene distribuita, in formato cartaceo o telematico agli uffici competenti.

La posta in arrivo perviene all’ufficio attraverso:

La consegna diretta a mano da parte del cittadino durante il normale orario di apertura al pubblico;
La consegna della corrispondenza tramite il servizio di Poste Italiane spa;
Fax, posta elettronica o posta elettronica certificata.
L’operatore del protocollo provvede, quindi, all’apertura della posta ricevuta, alla protocollazione in entrata dei documenti e alla consegna di questi ultimi ai relativi responsabili d’ufficio.

Modalità di invio documenti:

Chiunque abbia necessità di inviare documenti di qualsiasi tipo (istanze, richieste, segnalazioni, dichiarazioni, ecc..) al Comune di Empoli, in alternativa al servizio postale, può:

1) consegnarli personalmente al Protocollo Generale. Gli utenti che consegnano personalmente il documento possono richiedere al personale dell’Ufficio che lo riceve di porre un timbro su una copia dell’atto per attestare l’avvenuta ricezione da parte del Comune con la relativa data. Tutti gli interessati possono ottenere in tempo reale informazioni relative agli estremi di registrazione degli atti da essi inviati al Comune e sull’effettivo ricevimento dei documenti da parte dei vari uffici comunali;

2) Utilizzare i contatti dell’ufficio Archivio e Protocollo pubblicati sul sito del Comune di Empoli (indirizzo email, indirizzo di posta certificata, n. fax).

Costi:

totalmente gratuito

 

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(*) Potere sostitutivo
Modalità per la richiesta di attivazione del potere sostitutivo
Per avanzare richiesta di attivazione del potere sostitutivo è necessario inviare una comunicazione al Segretario Generale con le seguenti caratteristiche:
- oggetto della comunicazione: “richiesta di attivazione del potere sostitutivo”;
- descrizione dettagliata del procedimento richiesto e dei motivi per i quali lo stesso non viene attivato dall’ufficio;
- indicazione dell’ufficio e del responsabile del procedimento richiesto;
- eventuale documentazione presentata dal cittadino o prodotta dall’ufficio.

Strumenti di tutela

Tipo Descrizione
potere sostitutivo Segretario Generale - Ufficio Segreteria generale via G. del Papa n. 41 - Primo piano - Empoli - Tel. 0571 757964 - 757963 – 757879; Fax 0571 757746; e-mail: segreteriagenerale@comune.empoli.fi.it (*)