Settore II - Servizi di supporto e al Cittadino

Attività e competenze dei servizi del Settore

Servizio Contratti e Provveditorato

  • Istruzione e svolgimento procedure inerenti la scelta del contraente (aste pubbliche, licitazioni private, appalti concorso), predisposizione bandi e avvisi di gara, cura pubblicità degli stessi, ricezione richieste invito, rilascio copie atti progettuali, predisposizione e spedizione inviti, verbalizzazione gare e successivi provvedimenti (pubblicazioni, registrazioni ecc.),comunicazione esiti alla Comunità Europea;
  • Predisposizione contratti in forma pubblica amministrativa, scritture private, contratti per corrispondenza e adempimenti connessi (bollati, iscrizioni a repertorio, registrazioni, rilascio copie, fascicolazioni ecc.)
  • Individuazione fonti normative, consulenza normativa in merito a Uffici comunali;
  • Rilascio copia di atti e contratti depositati presso il Comune, bollatura, calcolo spese contrattuali e diritti di segreteria, loro liquidazione;
  • Cura rilegatura contratti comunali, predisposizione indici e numerazione;
  • Istruzione e svolgimento procedure inerenti la stipulazione di contratti di fornitura di beni e servizi e incarichi professionali, predisposizione scritture private e contratti per corrispondenza, applicazione diritti di segreteria se dovuti e adempimenti successivi;
  • Predisposizione contratti di locazione, denunce verbali, regolarizzazioni fiscali annuali, aggiornamento schedari locazioni attive e passive;
  • Istruzione e attivazione procedure di autorizzazione al subappalto, richiesta pareri, comunicazioni alle imprese e verifica documentazione contrattuale;
  • Predisposizione e compilazione modelli GAP (appaltatori e subappaltatori), trasmissione alla Prefettura;
  • Raccolta dati inerenti le composizioni societarie imprese appaltatrici, trasmissione riscontri al Ministero LL.PP.;
  • Istruzione e svolgimento procedure inerenti l'acquisizione e l'alienazione di diritti reali di godimento o di garanzia su immobili, raccolta documentazione catastale, accertamento adempimenti fiscali;
  • Attribuzione incarichi a notai e assistenza nella stipulazione atti, predisposizione copie per uffici, liquidazione parcelle;
  • Predisposizione eventuale contratti in forma pubblica amministrativa concernenti i diritti immobiliari sopra citati, determinazione diritti di segreteria, registrazione, trascrizione, trasmissione documenti per voltura catastale e adempimenti connessi;
  • Concessioni Cimiteriali;
  • Convenzioni;
  • Attività di supporto a tutti gli uffici comunali sulle problematiche giuridico – legali derivanti dalla gestione di servizi.

Servizio URP

Ufficio Relazioni con il Pubblico

L'Ufficio Relazioni con il Pubblico nasce per agevolare il rapporto di ogni cittadino con il proprio Comune e come luogo dove poter chiedere ed ottenere informazioni sulle molteplici attività comunali e su quanto avviene in ambito locale.

L’ufficio ha un ampio orario di apertura al pubblico:
Lunedì 8.00 - 13.30
Martedì 8.00 - 18.30 continuato
Mercoledì 8.00 - 13.30
Giovedì 8.00 - 18.30 continuato
Venerdì 8.00 - 13.30
Sabato 8.30 - 12.00.

Il servizio svolge le seguenti funzioni:

  • Informare su prestazioni, servizi, attività, norme e strutture dell’Amministrazione comunale
  • Accogliere e orientare i cittadini in relazione all’utilizzo dei diversi sportelli comunali e dei canali di comunicazione
  • Accogliere richieste di accesso agli atti (accesso documentale, generalizzato e civico)
  • Accogliere segnalazioni, reclami e proposte da parte dei cittadini
  • Pagare tariffe e tributi comunali tramite Pagobancomat
  • Raccogliere firme per proposte di legge di iniziativa popolare e referendum
  • Rilascio tesserini per la raccolta tartufi
  • Rilascio tesserini venatori
  • Rilascio contrassegni disabili
  • Rilascio certificazione idoneità alloggiativa per stranieri
  • Rilascio credenziali SPID

 Servizi su delega dell'Ufficio Anagrafe

  • Rilascio di certificati anagrafici storici dal 15/04/1977
  • Rilascio della carta di identità elettronica (CIE)
  • Autentica di firma e autentica di copia di documenti
  • Autentica di firma vendita veicoli
  • Legalizzazioni di firme e foto

Servizio Archivio e Protocollo

  • Classificazione e codificazione della corrispondenza in arrivo e relativa registrazione;
  • Recapito ai servizi della corrispondenza in arrivo;
  • Preparazione della corrispondenza in partenza e relativa spedizione
  • Pubblicazione e archiviazione delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale e degli atti dirigenziali, registrazione e archiviazione di atti del Comune (convenzioni, contratti, interpellanze e interrogazioni, ordinanze, circolari, etc.) e di atti esterni.
  • Adempimenti relativi alla esecutività degli atti deliberativi e dirigenziali;
  • Rapporti con l'utenza interna e esterna per la consultazione degli atti, documenti, nonché deposito e consegna di cartelle esattoriali
  • rilascio copie degli atti deliberativi e dirigenziali;
  • trasmissione copie delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale agli uffici ed elenchi atti determinazioni e delibere ai Capi Gruppo consiliari ai sensi di legge
  • tenuta raccolta delle registro ordinanze
  • Adempimenti dei messi comunali(notifiche atti del Comune e do altri Enti diretti a cittadini
  • residenti, rapporti quotidiani con l’Ufficio Postale centrale per la consegna della corrispondenza in arrivo e in partenza).
  • Tenuta dell’albo pretorio on line (pubblicazione di bandi di concorso, avvisi alla cittadinanza, ordinanze, decreti, pubblicazioni di matrimonio) delibere e determine

Servizio I.C.T.

  • Gestione del personale assegnato
  • Aggiornamento Sezione Amministrazione Trasparente Comune di Empoli nelle parti di competenza del Servizio;
  • Atti di gestione del P.E.G per i capitoli di propria competenza come responsabilità di procedimento di spesa ed adempimenti connessi (acquisto attrezzature hardware e loro manutenzione ecc.);
  • Individuazione delle caratteristiche generali del software;
  • Gestione delle licenze d'uso;
  • Gestione e manutenzione della centrale telefonica
  • Espletamento delle molteplici attività tutte finalizzate alla gestione della infrastruttura hardware e software comunale;
  • Gestione del sistema intranet documentale;
  • Supporto agli uffici

U.O.C. Giudice di Pace e Servizi Demografici

Anagrafe:

  • Cura e aggiornamento di registri anagrafici della popolazione residente (A.P.R.) dei cittadini residenti all'estero (A.I.R.E.);
  • Cura di tutti gli iter procedurali per Immigrazioni emigrazioni Cambi di abitazione e scissioni familiari;
  • Trasmissione dati alla Motorizzazione Civile;
  • Gestione controllo e aggiornamento permessi soggiorno;
  • Codifica e gestione della banca dati relativa alla popolazione residente;
  • Cura e aggiornamento degli scaffali rotanti per residenti e carte d’identità;
  • Estrazioni di dati su richiesta di soggetti pubblici per fini istituzionali e per esclusivo uso di pubblica utilità;
  • Gestione dei collegamenti informatici alla banca - dati anagrafica con altri servizi comunali e pubbliche amministrazioni;
  • Rilascio di informazioni anagrafiche alle Forze dell'Ordine e risposte a richieste di accertamento dati per autocertificazioni presentate ad Enti vari;;
  • Verifica Dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà;
  • Gestione delle procedure di leva militare (liste di leva, precettazione visite, dispense, ruoli matricolari);
  • Adempimenti anagrafici relativi a pratiche pensionistiche (aggiornamenti dei dati relativi alle pensioni erogate dal Ministero del tesoro e dall'I.N.P.S.);
  • Gestione  della  numerazione  civica  e  della  denominazione  delle  aree  di  circolazione (TOPONOMASTICA);
  • Cura ed aggiornamento del piano topografico, dello stradario e della suddivisione del territorio;

Statistica:

  • statistica della popolazione – movimenti anagrafici mensili;

Stato Civile:

  • Cura e aggiornamento registri e archivi di stato civile; formazione atti di nascita, di morte e cittadinanza, pubblicazioni matrimoni; preparazione e stesura atti di matrimonio; rilascio permessi di seppellimento, cremazione e trasporto salme; esecuzione, annotazione o trascrizione di: adozioni, separazioni, sentenze di divorzio, cambio nome, morte, matrimonio interdizione, ecc. (tutto quello che riguarda il cittadino);
  • corrispondenza e rilascio informazioni, certificazioni, informative varie, rapporti con pubbliche autorità;
  • trascrizioni di atti provenienti dall’estero e corrispondenza con Consolati e Ambasciate;
  • Tenuta e compilazione dei modelli ISTAT per i vari atti di stato civile;
  • Adempimento degli iter procedurali di ogni atto di cui sopra.

Elettorale:

  • Cura e aggiornamento liste elettorali e liste elettorali aggiunte, organizzazione e coordinamento consultazioni elettorali e referendum,
  • cura e aggiornamento albo scrutatori e Presidenti di seggio,
  • gestione elettori iscritti all'AIRE,
  • cura e aggiornamento degli atti della Commissione Elettorale,
  • rilascio certificazioni iscrizione liste elettorali e godimento diritti politici.
  • Adempimento degli iter procedurali di tutte le revisioni dinamiche e semestrali. 
  • Cura, aggiornamento e gestione degli albi dei giudici popolari.