Attività e competenze dei servizi del Settore
Servizio URP e Ufficio Stranieri
Ufficio Relazioni con il Pubblico
L'Ufficio Relazioni con il Pubblico nasce per agevolare il rapporto di ogni cittadino con il proprio Comune e come luogo dove poter chiedere ed ottenere informazioni sulle molteplici attività comunali e su quanto avviene in ambito locale.
L’ufficio ha un ampio orario di apertura al pubblico: dal lunedì al giovedì dalle ore 8.00 alle ore 13.30 e dalle ore 14.30 alle ore 18.30, il venerdì e il sabato dalle ore 8.00 alle ore 13.30 Il servizio svolge le seguenti funzioni:
- Rilascio informazioni sulle procedure e i servizi del Comune
- Rilascio modulistica necessaria per sbrigare le pratiche
- notizie e informazioni sugli eventi e le iniziative del Comune
- Rilascio certificazioni anagrafiche e di Stato Civile
- Autentiche e legalizzazione di firme, di copie, di foto e passaggi di proprietà
- Rilascio o rinnovo carta di Identità
- Rilascio carta giovani
- Scelta del medico di famiglia per soli residenti
- Accesso agli atti
- Segnalazioni e reclami
- Protocollazione e di documenti e istanze
- Consultazione normativa
- Pagobancomat per alcuni servizi comunali
- Progettazione e aggiornamento della Rete Civica del Comune
- Progettazione e attuazione di iniziative e campagne di informazione e comunicazione sulle attività e i servizi comunali e su temi di rilevante interesse pubblico e sociale
- Attivazione di strumenti di comunicazione informatici al fine di facilitare l’accesso ai servizi e la partecipazione dei cittadini
- Rilascio tesserini per caccia e raccolta tartufi
- Rilascio permessi sosta ZCS ZTL/AP
- Rilascio abbonamenti sosta ZCS
- Rilascio sacchi per la raccolta di multi materiale
- Rilascio certificato destinazione urbanistica
Segreteria del Sindaco
- Atti del sindaco
- Attività di rappresentanza, iniziative commemorative servizio di gonfaloniere e organizzazione eventi
- Scambi culturali, gemellaggi e patti di amicizia con enti e istituzioni
- Gestione appuntamenti sindaco
- Gestione archivio del sindaco
- Gestione della corrispondenza del sindaco
- Assegnazione ed erogazione di contributi a enti e associazioni.
Servizio Segreteria Generale
- Attività di supporto e assistenza alle sedute del Consiglio Comunale e della Giunta Comunale;
- Numerazione e collazione delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale;
- Predisposizione degli Ordini del giorno della Giunta Comunale, del Consiglio Comunale e delle commissioni consiliari;
- Adempimenti successivi alle decisioni adottate dal Consiglio Comunale sulle proposte di ordini del giorno
- Adempimenti successivi alle decisioni della Giunta Comunale (elaborazione delle decisioni adottate, trasmissione degli atti di indirizzo ai vari settori dell’Ente) ;
- Nomine consiliari;
- Trasmissione elenchi delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale e delle determinazioni ai Capigruppo consiliari
- Assistenza alle sedute delle Commissioni Consiliari (convocazione, raccolta verbali e estratto, certificazione presenze);
- Adempimenti connessi alla funzione di Consigliere comunale quali liquidazione gettoni di presenza alle sedute del Consiglio comunale e delle Commissioni consiliari, interrogazioni e interpellanze, situazione patrimoniale amministratori, certificazioni e dichiarazioni, etc.;
- Numerazione delle determinazione dirigenziali
- Gestione banca dati degli atti deliberativi e dirigenziali;
- Istruttoria delle procedure di affidamento ad avvocati esterni del patrocinio legale del Comune in giudizi avanti alla giurisdizione civile, amministrativa e penale e gestione dei successivi adempimenti; Collaborazione e raccordo con i legali incaricati del patrocinio legale del Comune; Pareri legali agli organi istituzionali e burocratici dell'Amministrazione;
- Gestione spazi (istruttoria domanda concessione temporanea locali presso Palazzo delle Esposizioni – ex Convento degli Agostiniani – Auditorium piazza Farinata degli Uberti)
- Gestione Albo comunale delle organizzazioni associative (iscrizione delle associazione e aggiornamento dell’albo)
- Supporto al Segretario Generale nei controlli interni
Servizio Archivio e Protocollo
- Classificazione e codificazione della corrispondenza in arrivo e relativa registrazione;
- Recapito ai servizi della corrispondenza in arrivo;
- Preparazione della corrispondenza in partenza e relativa spedizione
- Pubblicazione e archiviazione delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale e degli atti dirigenziali, registrazione e archiviazione di atti del Comune (convenzioni, contratti, interpellanze e interrogazioni, ordinanze, circolari, etc.) e di atti esterni.
- Adempimenti relativi alla esecutività degli atti deliberativi e dirigenziali;
- Rapporti con l'utenza interna e esterna per la consultazione degli atti, documenti, nonché deposito e consegna di cartelle esattoriali
- rilascio copie degli atti deliberativi e dirigenziali;
- trasmissione copie delle deliberazioni della Giunta Comunale e del Consiglio Comunale agli uffici ed elenchi atti determinazioni e delibere ai Capi Gruppo consiliari ai sensi di legge
- tenuta raccolta delle registro ordinanze
- Adempimenti dei messi comunali(notifiche atti del Comune e do altri Enti diretti a cittadini
- residenti, rapporti quotidiani con l’Ufficio Postale centrale per la consegna della corrispondenza in arrivo e in partenza).
- Tenuta dell’albo pretorio on line (pubblicazione di bandi di concorso, avvisi alla cittadinanza, ordinanze, decreti, pubblicazioni di matrimonio) delibere e determine
Servizi Demografici
Anagrafe:
- Cura e aggiornamento di registri anagrafici della popolazione residente (A.P.R.) dei cittadini residenti all'estero (A.I.R.E.);
- Cura di tutti gli iter procedurali per Immigrazioni emigrazioni Cambi di abitazione e scissioni familiari;
- Trasmissione dati alla Motorizzazione Civile;
- Gestione controllo e aggiornamento permessi soggiorno;
- Codifica e gestione della banca dati relativa alla popolazione residente;
- Cura e aggiornamento degli scaffali rotanti per residenti e carte d’identità;
- Estrazioni di dati su richiesta di soggetti pubblici per fini istituzionali e per esclusivo uso di pubblica utilità;
- Gestione dei collegamenti informatici alla banca - dati anagrafica con altri servizi comunali e pubbliche amministrazioni;
- Rilascio di informazioni anagrafiche alle Forze dell'Ordine e risposte a richieste di accertamento dati per autocertificazioni presentate ad Enti vari;;
- Verifica Dichiarazioni sostitutive di certificazioni e di atti di notorietà;
- Gestione delle procedure di leva militare (liste di leva, precettazione visite, dispense, ruoli matricolari);
- Adempimenti anagrafici relativi a pratiche pensionistiche (aggiornamenti dei dati relativi alle pensioni erogate dal Ministero del tesoro e dall'I.N.P.S.);
- Gestione della numerazione civica e della denominazione delle aree di circolazione (TOPONOMASTICA);
- Cura ed aggiornamento del piano topografico, dello stradario e della suddivisione del territorio;
Statistica:
- statistica della popolazione – movimenti anagrafici mensili;
Stato Civile:
- Cura e aggiornamento registri e archivi di stato civile; formazione atti di nascita, di morte e cittadinanza, pubblicazioni matrimoni; preparazione e stesura atti di matrimonio; rilascio permessi di seppellimento, cremazione e trasporto salme; esecuzione, annotazione o trascrizione di: adozioni, separazioni, sentenze di divorzio, cambio nome, morte, matrimonio interdizione, ecc. (tutto quello che riguarda il cittadino);
- corrispondenza e rilascio informazioni, certificazioni, informative varie, rapporti con pubbliche autorità;
- trascrizioni di atti provenienti dall’estero e corrispondenza con Consolati e Ambasciate;
- Tenuta e compilazione dei modelli ISTAT per i vari atti di stato civile;
- Adempimento degli iter procedurali di ogni atto di cui sopra.
Elettorale:
- Cura e aggiornamento liste elettorali e liste elettorali aggiunte, organizzazione e coordinamento consultazioni elettorali e referendum,
- cura e aggiornamento albo scrutatori e Presidenti di seggio,
- gestione elettori iscritti all'AIRE,
- cura e aggiornamento degli atti della Commissione Elettorale,
- rilascio certificazioni iscrizione liste elettorali e godimento diritti politici.
- Adempimento degli iter procedurali di tutte le revisioni dinamiche e semestrali.
- Cura, aggiornamento e gestione degli albi dei giudici popolari.